Урок 2. Зареєструвати вхідну кореспонденцію з коротким змістом

Курс ШІ для секретаря-референта · 20 хв

Мета уроку

Виконати задачу «зареєструвати вхідну кореспонденцію з коротким змістом» з ШІ-помічником приблизно за 20 хв і отримати результат, який проходить перевірку.

Результат зараховано, коли: Кожен лист у журналі має номер, короткий зміст, виконавця і строк, прострочених відповідей немає

Кроки

1. Відскануйте паперові листи і розпізнайте текст локально
2. Для кожного листа отримайте короткий зміст в одному реченні, відправника, дату і строк відповіді
3. Внесіть дані у журнал вхідної кореспонденції з реєстраційним номером
4. Визначте виконавця і передайте лист з резолюцією керівника
5. Поставте строк відповіді у календар виконавця
6. Раз на тиждень перевіряйте журнал на прострочені відповіді

Готовий промпт

Підставте свої значення замість полів: «перелік відділів» і «текст».

Роль: ти секретар-референт, що веде журнал вхідної кореспонденції.
Контекст: нижче текст вхідного листа після розпізнавання.
Задача: витягни відправника (посада і організація), дату і вихідний номер, короткий зміст в одному реченні, що від нас вимагають, строк відповіді, якщо він є, і хто, ймовірно, має виконувати: {{перелік відділів}}.
Формат: рядок таблиці з колонками «відправник, дата і номер, зміст, вимога, строк, відділ». Українською, без довгих тире.
Лист:
{{текст}}

Скопіювати промпт

Розбір уроку

Секретар-референт стикається з цією задачею регулярно: веде календар і пошту керівника, реєструє вхідну і вихідну кореспонденцію, готує листи, протоколи і пакети документів. Нижче розібрано, як працює промпт уроку і на чому зосередитись, щоб результат пройшов перевірку.

Навіщо ця задача

Задача «зареєструвати вхідну кореспонденцію з коротким змістом» займає з ШІ-помічником близько 20 хв. Результат зараховано, коли кожен лист у журналі має номер, короткий зміст, виконавця і строк, прострочених відповідей немає.

Як читати промпт

• Роль: з якої позиції і з яким досвідом модель відповідає, від цього залежать термінологія і глибина.
• Контекст: які дані модель отримує і в якому вигляді, без цього вона домислює.
• Задача: що саме зробити, одним реченням з дієсловом. Поля тут: «перелік відділів».
• Формат: у якому вигляді віддати результат, щоб його можна було одразу вставити у робочий файл.
• Лист: дані, які модель має взяти до уваги. Поля тут: «текст».

Що робити

1. Підготуйте вхідні дані так, як сказано у першому кроці: відскануйте паперові листи і розпізнайте текст локально.
2. Скопіюйте промпт і замініть поля «перелік відділів» і «текст» своїми значеннями.
3. Запустіть промпт у ABBYY FineReader PDF і пройдіть решту кроків уроку по черзі.
4. Звірте результат з критерієм уроку: кожен лист у журналі має номер, короткий зміст, виконавця і строк, прострочених відповідей немає.
5. Надішліть промпт і результат на перевірку внизу сторінки і доробіть те, що модель позначить.

Інструменти для задачі

FineReader і українська мова: як розпізнати скан без латинських літер у словах · Copilot в Outlook: немає кнопки у листі і що з цим робити · ChatGPT не працює в Україні: сім причин і що робити

Практичне завдання

Візьміть справжній робочий випадок і виконайте задачу «зареєструвати вхідну кореспонденцію з коротким змістом»: підставте у промпт свої значення полів «перелік відділів» і «текст», пройдіть кроки від першого до 6-го і збережіть результат. На перевірку надішліть використаний промпт і отриманий результат, знеособлений так само, як у кроках уроку.

Прогрес

Щоб зберігати прогрес і отримати сертифікат, увійдіть у кабінет ключем каси.

Промпт цієї задачі окремою сторінкою